Di Indonesia, Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan keamanan dan kepatuhan produk pangan yang beredar di pasar. Ini termasuk produk pangan olahan, terutama yang diimpor dari luar negeri. Salah satu komponen penting dalam proses registrasi BPOM adalah gudang tempat penyimpanan produk pangan sebelum didistribusikan. Gudang berfungsi sebagai pusat yang krusial dalam menjaga keamanan pangan, jejak pelacakan, dan kepatuhan terhadap regulasi ketat BPOM.

Artikel ini memberikan gambaran mendalam tentang fungsi utama gudang dalam proses pengajuan BPOM, penyesuaian yang perlu dilakukan untuk memenuhi regulasi BPOM, dan peran gudang selama audit BPOM. Memahami elemen-elemen ini sangat penting bagi pelaku bisnis yang ingin mendaftarkan produk pangan olahan impor mereka dan mendapatkan rekomendasi BPOM serta izin edar.

Baca Juga: Ekspor Indonesia

Fungsi Utama Gudang dalam Pengajuan BPOM untuk Pangan Olahan yang Diimpor

Fasilitas penyimpanan atau gudang memiliki beberapa peran utama dalam proses pengajuan BPOM untuk produk pangan impor. Berikut adalah fungsi kritis yang harus dipenuhi oleh gudang untuk memastikan penanganan produk pangan yang aman dan sesuai dengan regulasi:

1. Menjamin Kepatuhan terhadap Kondisi Penyimpanan

Produk pangan, terutama pangan olahan, sangat sensitif terhadap suhu, kelembaban, dan faktor lingkungan lainnya. Regulasi BPOM mengharuskan produk tersebut disimpan dalam kondisi tertentu untuk menjaga kualitas, keamanan, dan integritasnya. Misalnya, beberapa produk pangan memerlukan penyimpanan dalam suhu dingin atau lingkungan yang terkendali suhu untuk mencegah kerusakan dan kontaminasi. Kepatuhan terhadap kondisi penyimpanan ini sangat penting untuk mendapatkan rekomendasi BPOM dan izin edar.

• Manajemen Rantai Dingin: Pangan olahan seperti produk susu, barang beku, atau makanan laut sering memerlukan sistem rantai dingin. Ini termasuk penyimpanan dalam keadaan refrigerasi atau beku serta transportasi yang dikendalikan suhu. Regulasi BPOM menetapkan rentang suhu yang tepat untuk kategori produk tertentu agar produk tetap dalam kondisi optimal hingga distribusi.
• Sirkulasi Udara dan Ventilasi: Aliran udara dan ventilasi yang baik sangat penting untuk mencegah pertumbuhan jamur, bakteri, atau hama yang dapat mengkontaminasi produk pangan. BPOM mewajibkan gudang dilengkapi dengan sistem ventilasi yang sesuai, terutama untuk barang yang sensitif terhadap kelembaban atau pertumbuhan mikroba.

2. Dokumentasi dan Pencatatan Rekaman

Sesuai dengan regulasi BPOM, gudang harus mempertahankan rekaman yang lengkap dan akurat yang melacak pergerakan dan kondisi produk pangan yang diimpor mulai dari penerimaan hingga distribusi. Ini sangat penting untuk memastikan bahwa produk pangan dapat dilacak di seluruh rantai pasokan, yang merupakan faktor kunci dalam audit keamanan pangan dan inspeksi BPOM.

• Inventarisasi dan Jejak Pelacakan: BPOM mengharuskan setiap batch produk dapat dilacak mulai dari masuknya ke gudang hingga distribusinya. Artinya, gudang harus memiliki sistem manajemen inventaris yang handal untuk mencatat informasi seperti nomor batch, tanggal kadaluarsa, dan kondisi penyimpanan.
• Kepatuhan terhadap Praktik Distribusi yang Baik (GDP): BPOM mengharapkan gudang mematuhi Praktek Distribusi yang Baik, yang mencakup pemeliharaan rekaman yang akurat untuk setiap pengiriman, termasuk deklarasi impor, klarifikasi bea cukai, sertifikat inspeksi, dan tanda terima pengiriman. Rekaman ini harus disimpan untuk jangka waktu tertentu, biasanya 5 tahun.

3. Mencegah Kontaminasi dan Pemalsuan

Fungsi penting lainnya dari gudang adalah memastikan integritas produk pangan yang disimpannya. BPOM mengatur agar gudang mematuhi pedoman khusus untuk mencegah kontaminasi dan pemalsuan. Gudang harus menerapkan protokol yang ketat untuk:

• Pemilahan Jenis Pangan: Berbagai jenis pangan, terutama yang memiliki persyaratan penyimpanan berbeda, harus disimpan terpisah. Misalnya, pangan mentah tidak boleh disimpan bersama produk jadi, dan produk yang sensitif terhadap alergen harus diberi tanda yang jelas dan disimpan terpisah dari jenis pangan lainnya.
• Pengendalian Hama dan Tikus: Untuk memastikan keamanan produk pangan, gudang harus menerapkan langkah-langkah untuk mencegah infestasi hama dan tikus. Regulasi BPOM mencakup pedoman untuk langkah-langkah pengendalian hama yang teratur, termasuk inspeksi dan pengobatan oleh ahli pengendalian hama bersertifikat.
• Kebersihan dan Sanitasi: BPOM mewajibkan agar gudang menjaga standar kebersihan yang tinggi. Jadwal pembersihan yang rutin, prosedur desinfeksi, dan sistem manajemen limbah harus diterapkan untuk mencegah kontaminasi silang.

Baca Juga: Import adalah

Penyesuaian Persyaratan Gudang Berdasarkan Regulasi BPOM Terbaru

Seiring dengan pembaruan terbaru dalam regulasi BPOM, gudang yang terlibat dalam penyimpanan produk pangan olahan impor harus melakukan penyesuaian untuk memenuhi standar yang berkembang. Berikut adalah penyesuaian regulasi utama yang harus diperhatikan oleh operator gudang:

1. Kepatuhan terhadap Regulasi Keamanan Pangan BPOM (BPOM No. 22/2021)

Berdasarkan Peraturan BPOM No. 22 Tahun 2021, badan ini menetapkan persyaratan khusus untuk penyimpanan produk pangan, yang mencakup:

• Persetujuan Gudang: Gudang harus disetujui secara formal oleh BPOM sebelum dapat digunakan untuk menyimpan produk pangan olahan yang akan dijual di Indonesia. Persetujuan ini didasarkan pada inspeksi fasilitas untuk memastikan bahwa fasilitas tersebut memenuhi standar penyimpanan, sanitasi, dan operasional yang ditetapkan oleh BPOM.
• Persyaratan Khusus untuk Barang Impor: Karena gudang akan menerima produk pangan olahan yang diimpor, fasilitas tersebut harus memenuhi persyaratan tambahan yang ditetapkan oleh BPOM untuk barang impor, termasuk sertifikasi yang membuktikan bahwa produk tersebut memenuhi standar keamanan pangan internasional.

2. Standar Infrastruktur Fisik

BPOM mengharuskan gudang memenuhi standar infrastruktur tertentu untuk memastikan keamanan pangan:

• Kontrol Suhu dan Kelembaban: Gudang harus dilengkapi dengan perangkat pemantau suhu dan pasokan daya cadangan untuk mencegah fluktuasi suhu. Beberapa produk pangan juga memerlukan kontrol kelembaban yang presisi untuk mencegah kerusakan.
• Tata Letak Fasilitas: Tata letak gudang harus memastikan pemisahan produk yang tepat, pergerakan barang yang mudah, dan rak penyimpanan yang meminimalkan risiko kontaminasi. Gudang juga harus memiliki permukaan yang dapat dibersihkan dan sistem saluran pembuangan yang tepat untuk mengatasi tumpahan air atau kebocoran.

3. Personel dan Pelatihan

Aspek vital dari kepatuhan gudang terhadap regulasi BPOM adalah pelatihan personel yang menangani produk pangan. Staf harus menjalani pelatihan dalam keamanan pangan, operasi gudang, dan penggunaan peralatan seperti sistem pemantauan suhu dan perangkat manajemen inventaris.

4. Langkah Pengendalian Kualitas

Selain infrastruktur fisik, regulasi BPOM menekankan pentingnya pengendalian kualitas. Gudang harus menerapkan sistem yang kuat untuk:

• Penerimaan dan Inspeksi: Ketika produk tiba di gudang, produk harus diperiksa untuk kerusakan, tanggal kedaluwarsa, dan integritas kemasan. Proses ini penting untuk memastikan keamanan produk pangan sebelum didistribusikan.
• Inspeksi Berkala: Inspeksi rutin, termasuk audit internal, harus dilakukan untuk mengidentifikasi masalah dengan kondisi penyimpanan, inventaris, atau dokumentasi.

Baca Juga: Cara Legal Mengimpor dan Mendistribusikan Makanan Olahan

Proses Audit BPOM dan Kepatuhan Gudang

Saat mengajukan rekomendasi BPOM atau izin edar, gudang akan menjalani proses audit yang teliti oleh BPOM. Audit ini bertujuan untuk menilai apakah gudang memenuhi standar keamanan pangan dan persyaratan regulasi yang ditetapkan oleh BPOM. Elemen-elemen utama dalam proses audit meliputi:

1. Inspeksi Fisik Fasilitas Gudang

Auditor BPOM akan melakukan kunjungan lapangan untuk menilai apakah gudang memenuhi standar infrastruktur fisik yang diperlukan. Ini termasuk inspeksi area penyimpanan, sistem ventilasi, perangkat kontrol suhu, praktik pengendalian hama, dan langkah-langkah sanitasi.

2. Tinjauan Dokumentasi

Auditor juga akan meninjau dokumentasi yang dipelihara oleh gudang, termasuk:

• Rekaman inventaris
• Tanda terima produk dan dokumen pengiriman
• Catatan suhu
• Sertifikat inspeksi
• Dokumentasi lainnya yang diperlukan

Dokumentasi yang tidak konsisten atau hilang dapat menyebabkan penundaan dalam proses persetujuan atau penolakan pengajuan.

3. Rencana Tindakan Korektif (CAPA)

Jika ditemukan ketidaksesuaian selama audit, BPOM biasanya akan meminta rencana tindakan korektif (CAPA). Rencana ini harus mencakup langkah-langkah yang akan diambil oleh gudang untuk mengatasi kekurangan yang diidentifikasi selama audit dan membawa fasilitas tersebut sesuai dengan standar BPOM.

Kesimpulan: Peran Vital Kepatuhan Gudang dalam Registrasi BPOM

Gudang adalah bagian integral dari proses registrasi BPOM untuk produk pangan olahan yang diimpor. Dengan memastikan bahwa gudang memenuhi persyaratan regulasi BPOM, pelaku bisnis dapat secara signifikan meningkatkan peluang mereka untuk mendapatkan rekomendasi BPOM, lisensi produk, dan izin edar. Kunci keberhasilan kepatuhan gudang terletak pada menjaga standar keamanan pangan, mematuhi persyaratan dokumentasi, dan menerapkan sistem pengendalian kualitas yang kuat. Seiring BPOM terus menyempurnakan kerangka regulasinya, operator gudang harus tetap proaktif dalam mengikuti pembaruan regulasi untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan dan kesuksesan di pasar Indonesia.

Gudang yang dikelola dengan baik sangat penting untuk memastikan bahwa produk pangan olahan impor memenuhi standar keamanan dan regulasi ketat BPOM. Dengan memahami peran gudang dalam proses registrasi BPOM dan menyesuaikan dengan persyaratan terbaru dari BPOM, pelaku bisnis dapat memperlancar jalur mereka untuk mendapatkan rekomendasi BPOM dan izin edar. Dengan dukungan dari ET Consultant, pelaku bisnis dapat menavigasi kompleksitas regulasi BPOM, memastikan kepatuhan gudang, dan berhasil meluncurkan produk mereka di pasar Indonesia yang kompetitif.

***

ET Consultant adalah Konsultan Bisnis dan Konsultan Hukum yang memberikan dukungan bagi klien lokal dan multinasional untuk memulai dan mengelola operasi bisnis mereka di Indonesia. Konsultan ET berspesialisasi dalam Pendirian Bisnis, Perizinan & Hukum, Akuntansi & Pajak, Imigrasi, dan Layanan Penasihat.

Siap untuk mengetahui lebih lanjut?

Excellent and Trusted Consultant (ET Consultant)
Setiabudi Building 2, Suite 204 Jl. H. R. Rasuna Said Kav 62, Kuningan, Karet, Kecamatan Setiabudi, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12920